D.C COLOMBIA S.A.S. concibe la información como uno de sus activos más importantes, razón por la cual, entendiendo tal importancia, se ha comprometido con la implementación de la presente política buscando establecer un marco de confianza en el ejercicio de sus labores con sus colaboradores internos y externos, proveedores y/o terceros.
La presente política de seguridad y privacidad de la información busca mitigar impactos adversos que puedan afectarla, sean estos físicos o lógicos, con el fin de responder con integridad y confidencialidad, manteniendo la confianza y protegiendo en todo momento los activos tecnológicos, del uso inapropiado, ataques de virus o fuga de información, que comprometan y/o expongan de manera directa a D.C COLOMBIA S.A.S.
En consecuencia, la política se compone de todos aquellos lineamentos necesarios para la protección de toda su información, entendida como los datos que tienen valor para la empresa y que se hallan soportados tanto física como digitalmente, basados en los principios de confidencialidad, legalidad y seguridad.
La política de seguridad y privacidad de la información será aplicable y debe ser cumplida en su totalidad por todos los funcionarios directivos, coordinadores, gestores, asistenciales, contratistas, proveedores, aliados, y en general, por cualquier tercero que, con ocasión al desarrollo y cumplimiento del objeto social, llegare a tener algún tipo de vínculo comercial o contractual con D.C COLOMBIA S.A.S.
Establecer las medidas técnicas, físicas, organizacionales y legales, necesarias para proteger los activos de información contra accesos no autorizados; divulgación, duplicación, interrupción de sistemas, modificación, destrucción, pérdida, robo, o mal uso que se pueda producir en forma intencional o accidental.
- Adoptar, promover e implementar una metodología para la gestión de riesgos para las plataformas tecnológicas como mecanismo único de la empresa para la toma de decisiones, con ello, ejecutar la implementación de contramedida, mitigandolos riesgos en las redes y sistemas de información hasta un nivel aceptable por la alta dirección.
- La información propia o de terceros sobre las redes de telecomunicaciones y sistemas de información es uno de los activos más importantes a proteger, la cual debe resguardarse con los mecanismos óptimos que preserven la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
- Establecer los mecanismos legales y/o sancionatorios frente a la violación de alguna política de seguridad.
- Cumplir con los principios de la función administrativa.
- Apoyar la innovación tecnológica.
- Fortalecer la cultura de seguridad de la información en los funcionarios, terceros, proveedores, aliados y clientes.
- Garantizar la continuidad en la prestación del servicio frente a algún tipo de incidente de seguridad que se llegare a
Cada dirección y/o área de D.C COLOMBIA S.A.S. encargada de la tenencia, custodia y tratamiento de archivos y datos personales acorde a las acciones que estas generen será la encargada de velar por su adecuado uso acorde al cumplimiento de unos estándares de la política del tratamiento y gestión del riesgo en seguridad de la información, centralizando la implementación y liderazgo en el funcionario de sistemas y medios informáticos de la empresa.
Las políticas que proporcionan principios y guía en aspectos específicos de la seguridad de la información son:
En D.C COLOMBIA S.A.S. todos y cada uno de los sistemas informáticos y plataformas tecnológicas debe contar con un adecuado control de acceso en:
- La creación, reactivación o desactivación de usuarios de la red o sistemas de información; al igual que los roles y permisos otorgados, los realizará a través de solicitud enviada por correo electrónico del jefe inmediato y/o supervisor
- El control para el acceso remoto y redes inalámbricas.
- Las contraseñas y sistemas de autenticación.
- El usuario no debe compartir, escribir o revelar su contraseña.
- Todos los usuarios deben tener una identificación única.
- Únicamente se debe proporcionar a los colaboradores el acceso a los servicios para los que específicamente se les haya autorizado su uso.
- Las sesiones inactivas deben cerrarse después de un período de inactividad definido y se deben usar restricciones en los tiempos de conexión para proporcionar una seguridad adicional a las aplicaciones de alto riesgo.
En D.C COLOMBIA S.A.S. se efectúan copias de seguridad de la información de todas las bases de datos, archivos, aplicaciones, software e información de las unidades de red que se encuentre en los sistemas de almacenamiento y equipos de dentro y fuera de D.C COLOMBIA S.A.S. con el fin de garantizar su integridad y disponibilidad.
- Se debe contar con un sistema automático para la recolección de copias de respaldo.
- Las copias de respaldo deben tener el mismo nivel de protección de la información que poseen en su fuente original.
- Las bases de datos se encuentran sometidas a protocolos de seguridad que buscan proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento.
En D.C COLOMBIA S.A.S. el uso de la red de internet se destinará exclusivamente a la ejecución de las actividades de la organización y deben ser utilizados por el colaborador para realizar las funciones establecidas para su cargo, por lo cual se definieron los siguientes parámetros para su uso:
- Los equipos cuentan con protección (firewall) desde y hacia internet para proteger la integridad y confidencialidad de la información.
- El acceso a internet cuenta con restricciones en la navegación a páginas web.
- El uso de navegación por internet es a través de páginas HTTPS
- Se implementaron controles para evitar la descarga de software no autorizado, la infección con código malicioso proveniente de internet y el acceso a sitios catalogados como restringidos y de alta peligrosidad.
- La descarga de música y videos no es una práctica permitida.
- Abstenerse de usar sitios que salten la seguridad del servidor de acceso a
- El uso inadecuado de internet constituirá una falta grave, que se clasificará como tal por la magnitud del hecho o por no atender los requerimientos de la empresa para que se cese la utilización indebida.
- Los equipos móviles y de cómputo cuentean con protección para disminuir el riesgo de hurto, destrucción, fluctuaciones de energía, incendio y medio ambiente, utilizando instalaciones en condiciones adecuadas, cerraduras, vigilantes, protectores contra transitorios de energía eléctrica y, para los servidores, fuentes de poder interrumpibles (UPS). Prohibir el uso de módems en computadores que tengan conexión a la red local (LAN).
En D.C COLOMBIA S.A.S. el sistema de correo electrónico es de uso corporativo a través de Microsoft 365 con dominio propio, en consecuencia, podrá crear, denegar el acceso a los servicios de correo electrónico, inspeccionar, monitorear y/o cancelar un buzón de correo asignado, el uso del correo electrónico deberá ser usado solamente para fines propios a la organización.
- Los colaboradores que de acuerdo con sus funciones requieran una cuenta de correo, esta se les asigna en el servidor una vez son vinculados, esta cuenta estará activa durante el tiempo que dure la vinculación del colaborador con la compañía.
- El sistema de monitoreo filtrará los archivos anexos a los mensajes de correo electrónico, para verificar la ausencia de virus. La entrega de todo mensaje a su destinatario final está sujeta a que esta comprobación sea exitosa.
- Se prohíbe la utilización de correos electrónicos de dominio diferente al de la compañía para uso de funciones contractuales.
- Las comunicaciones por correo electrónico entre la empresa y sus públicos de interés deben hacerse a través del correo homologado y proporcionado por la empresa.
La utilización de memorias o cualquier dispositivo de almacenamiento y transferencia de información física se encuentra restringida a fin de evitar siniestros con la infección de malware y la sustracción de información, archivos y bases de datos de propiedad de D.C COLOMBIA S.A.S.
La información que reposa en los dispositivos móviles asignados por D.C COLOMBIA S.A.S. a cada funcionario, es de responsabilidad de quien tiene en uso el dispositivo móvil. El uso adecuado de los mismos para el acceso a los servicios corporativos de movilidad proporcionados por la empresa, tales como escritorios y aplicaciones virtuales, correo, comunicaciones unificadas, redes virtuales privadas (VPN), dependerá de cada funcionario. Cuando se requiera entregar el dispositivo a otro funcionario, la oficina de sistemas y medios informáticos eliminará los datos contenidos en el dispositivo.
El hardware, software y periféricos, así como la información en él contenida es propiedad de D.C COLOMBIA S.A.S. y su uso está restringido únicamente para propósitos de su negocio, reservándose el derecho de monitorearlo en cualquier momento.
En cada una de las estaciones de trabajo de D.C COLOMBIA S.A.S. sólo se puede instalar software desarrollado o adquirido legalmente y cuya licencia de uso esté a nombre de D.C COLOMBIA S.A.S.
- Las estaciones de trabajo de DC COLOMBIA S.A.S. deben ser utilizadas por los colaboradores, proveedores o contratistas sólo para el desarrollo de las funciones normales de su trabajo. La empresa propenderá por el cambio periódico de los recursos informáticos, dependiendo de la obsolescencia, vida útil, el estado de estos y las necesidades mismas de la empresa, a los cuales, cuando aplique, se les dará de baja.
- Las cuentas de usuario de herramientas o productos que vengan por omisión se deben deshabilitar inmediatamente después de la instalación de los sistemas o software.
- Las contraseñas predeterminadas por el proveedor se deben cambiar inmediatamente después de la instalación de los sistemas o software.
- Los servidores de archivos, groupware y correo electrónico mantienen activo un software
- Ninguno usuario puede escribir, distribuir o introducir software que conozca o sospeche que tiene virus.
- Los computadores personales y servidores deben ser analizados contra virus periódica y automáticamente.
- Todos los computadores de DC COLOMBIA S.A.S. mantienen activo un software antivirus, sistema operativo, Microsoft Office 365, SIMI, los cuales están debidamente licenciados y actualizados.
Todos los colaboradores y contratistas de D.C COLOMBIA S.A.S. deben recibir información de sensibilización para tomar conciencia de la seguridad de la información y sus responsabilidades.
Lo anterior, con el fin de garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información en todo momento, razón por la cual, D.C COLOMBIA S.A.S. implementa y adquiere equipos con los controles criptográficos en toda la organización.
Dada en Bogotá, D.C., a los doce (12) días del mes de julio del año dos mil veintiuno (2021).
Juan Pablo Duque Cardona
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