POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
ENTIDAD VINCULADA Y RESPONSABLE EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RAZÓN SOCIAL

DC Colombia S.A.S.

NIT

900.371.104-3

REPRESENTANTE LEGAL

Juan Pablo Duque Cardona

N° DE IDENTIFICACIÓN

C.C. N° 79.897.638 de Bogotá, D.C.

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Puente Aranda – Bogotá

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Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto y ordenado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y con el propósito de garantizar el respeto de los derechos y las garantías constitucionales que le asisten a toda la sociedad, de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política Nacional, D.C COLOMBIA S.A.S. adopta la política de tratamiento de datos personal que se señalará a continuación, la cual será aplicable a favor de todos aquellos que deban suministrar algún tipo de dato considerado de carácter personal y en general a todos los que en el futuro llegaren a ser obtenidos.

 

En consecuencia, D.C COLOMBIA S.A.S. con la implementación de la presente política, busca garantizar los derechos a la privacidad, intimidad, buen nombre y por ende, garantizar el derecho de toda persona a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información que se haya obtenido, razón por la cual las actuaciones desplegadas siempre se enmarcarán en los principios de legalidad, veracidad, transparencia y confidencialidad.

DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular de la información y/o de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.


BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

 

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

DATO PRIVADO: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular.

 

DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

TRATAMIENTO: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de estos.


TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

INFORMACIÓN: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

 

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

 

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

 

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

 

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

 

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

 

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

 

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;


d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio
o defensa de un derecho en un proceso judicial;

 

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

 

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012:

 

1. D.C COLOMBIA S.A.S. será el responsable del tratamiento de bases de datos personales.


2. Los terceros que, por algún motivo justificado, llegaran a tener acceso a las bases de datos, se obligan a dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo complementen y/o modifiquen.


3. Se considerarán bases de datos personales todas aquellas que conserven información de personas naturales, jurídicas, clientes, intervinientes y en general, cualquier persona que, con ocasión a un vínculo contractual, comercial y/o legal, sea objeto de tratamiento por parte de D.C COLOMBIA S.A.S.

 

D.C COLOMBIA S.A.S. garantiza que, cuenta con los mecanismos idóneos y expeditos para almacenar, conservar y garantizar el manejo adecuado y confiable de la información.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

 

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

No obstante, la información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la Ley y las demás que la desarrollan, podrán suministrarse, sin que medie autorización de titular cuando:

 

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

b. Datos de naturaleza pública

c. Casos de urgencia médica o sanitaria

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el registro civil de las personas

 

D.C COLOMBIA S.A.S. dará aplicación a la política de tratamiento de datos de acuerdo con la autorización obtenida por parte del titular, con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto social y su labor misional, razón por la cual la ejecutará por medios físicos, magnéticos, o digitales, de acuerdo con el mecanismo que sea definido para tal fin.
La empresa, podrá tratar los datos, para los siguientes fines:

 

a. Realización de actividades de mercadeo y en general, cualquiera que sea promocional de manera directa o por medio de terceros con quien hubiere celerado una alianza comercial
b. Llevar a cabo la evaluación del servicio prestado
c. Dar respuesta a peticiones, quejas, reclamos y/o encuestas de satisfacción
d. Para contactar por cualquier medio, a personas naturales o representantes/delegados de personas jurídicas, con el fin de publicitar nuevos servicios.
e. Informar sobre oportunidades de negocio
f. Implementar estrategias de posicionamiento de marca, servicio al cliente y en general cualquier otra, mediante la cual busque la activación de un servicio.
g. Cualquier otra actividad de naturaleza similar que se considere necesaria para el desarrollo del objeto social de la compañía.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

 

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

 

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

 

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

 

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;


m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

 

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

 

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

 

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

 

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

 

g) Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

 

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

 

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

 

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

 

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ATENCION CONTROVERSIAS, PETICIONES, QUEJAS Y/O RECLAMOS

En caso de que un tercero, sea esta persona natural y/o jurídica, y requiera presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su tratamiento, puede contactarse en los canales de comunicación que se relacionan a continuación:

 

Página Web: www.dccolombia.com.co
Correo electrónico: gerencia@dccolombia.com.co

PBX: (1) 743 8880
Teléfono: +57 320 350 9888

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

En cumplimiento de las normas previstas sobre protección de datos personales, D.C COLOMBIA S.A.S. establece el siguiente procedimiento y requisitos para el ejercicio de sus derechos.


Para la atención del requerimiento, se deberá:

 

  1. Nombre y apellidos del titular de la información y/o datos personales
  2. Información de notificación y/o contacto (dirección física, correo electrónico y teléfonos de contacto)
  3. Hechos que fundan la petición, haciendo claridad de la pretensión, es decir, si desea actualizar, rectificar, revocar, suprimir o acceder a la información)
  4. Firma

Una vez recibida la solicitud, el responsable del tratamiento de datos, en un término máximo de quince (15) días hábiles, se deberá atender y dar respuesta a la solicitud.

 

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos regirá a partir del tres (03) de marzo del año dos mil veinte (2020).

Juan Pablo Duque Cardona

Revisado y aprobado

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